회사에서 이메일을 주고받다 보면 실수로 잘못 보내는 경우가 종종 있습니다.
특히 중요한 내용을 다루는 이메일이라면 이런 실수는 정말 식은땀이 나죠. 😰 하지만 다행히 아웃룩에는 이메일 회수 기능이 있어서 이런 상황에 대처할 수 있습니다. 물론, 몇 가지 제한 조건이 있다는 점도 알아두셔야 해요.
아웃룩에서 이메일 회수하는 방법
핵심: 상대방이 이메일을 열기 전에 빠르게 조치해야 합니다!
1️⃣ 보낸 편지함으로 이동해 잘못 보낸 이메일을 찾아 더블클릭합니다.
2️⃣ 상단 메뉴에서 [메시지] → [이동] → [동작] → [메시지 회수]를 선택합니다.
3️⃣ "이 메시지를 삭제" 또는 "새 메시지로 바꾸기" 옵션을 선택합니다.
- 상대방이 아직 이메일을 열지 않았다면 메시지 회수가 가능합니다.
4️⃣ 회수 상태 확인 체크박스를 활성화하면, 회수 성공 여부를 이메일로 알림받을 수 있습니다.
📌 중요: 이메일을 이미 읽은 경우에는 회수가 불가능합니다.
이메일 회수가 가능한 조건
- 상대방이 MS Exchange 계정을 사용하는 경우
- 주로 같은 회사 내부 사용자끼리만 가능합니다. 외부 이메일은 회수가 불가능합니다.
- 상대방이 아웃룩을 실행 중일 때
- 아웃룩을 실행하지 않았거나, 모바일에서 다른 메일 클라이언트를 사용하는 경우에도 회수는 실패합니다.
- 상대방이 이메일을 열지 않은 상태여야 합니다.
- 읽은 이메일은 회수할 수 없습니다.
결론적으로, 메일을 보낸 직후 빠르게 시도해야만 성공 확률이 높습니다.
이메일 회수가 실패했을 경우 대처법
아웃룩 이메일 회수가 실패하면 차분하게 아래 방법으로 대응하세요.
1️⃣ 정정 이메일 작성하기
- 잘못된 내용을 바로잡는 이메일을 신속히 보냅니다.
2️⃣ 정중하게 양해를 구하기
- 메일 제목에 "정정: (원래 메일 제목)" 형태로 표시하고, 본문에 잘못된 부분을 정리하여 보내세요.
- 민감한 정보를 실수로 보냈을 경우에는 즉시 상급자나 IT 보안팀에 알리는 것도 중요합니다.
📧 정정 이메일 예시
XXX 님께,
안녕하세요, [본인 이름]입니다.
방금 보낸 이메일에 잘못된 정보가 있어 다시 연락드립니다.
(잘못된 내용 설명 및 정정 내용 추가)
혼선을 드려 죄송합니다. 추가 문의사항이 있으시면 언제든지 말씀해주세요.
감사합니다.
[본인 이름/직책] 드림 실수 예방 꿀팁
- 이메일 작성 전 확인하기
- 메일 제목, 수신인, 첨부파일, 본문을 최소 2번 이상 확인하세요.
- 지연 전송 설정 활용
- 아웃룩에서는 이메일 발송을 몇 분간 지연시키는 옵션을 사용할 수 있습니다.
- [파일 → 옵션 → 메일 → 규칙 및 알림 관리]에서 설정 가능합니다.
💡 실수는 누구나 할 수 있습니다. 그러나 정중하고 빠르게 대처하면 상황을 충분히 수습할 수 있습니다! 😊